Die Zeit als Faktor und Entscheider über Erfolg und Misserfolg hat in vielen beruflichen und gesellschaftlichen Verhältnissen Relevanz. Auch in der Presse- und Öffentlichkeit ist der richtige Zeitpunkt entscheidend für die Effektivität von kommunizierten Inhalten.
Kaum ein Faktor in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hat eine höhere Bedeutung für die erfolgreiche und breite Aufnahme von Pressenachrichten als ein gut gewähltes Timing. Im Umkehrschluss sind schlecht gewählte Zeitpunkte oft der Grund für eine Pressearbeit ohne Durchschlagskraft und verpasste Veröffentlichungschancen.
Die Basis einer strategischen und gut geplanten PR sind Redaktions- beziehungsweise Themenpläne. Diese Übersichten ermöglichen eine optimierte Abstimmung mit Medien und ihren Schwerpunkten beziehungsweise auf Sonderseiten, Jahrestage oder weitere relevante Termine. Nutzen Sie gegebene Gelegenheiten und geplante Sonderveröffentlichungen, um in diesem Umfeld anknüpfende Themen unterzubringen. Oft suchen Redaktionen gezielt nach inhaltlich nahen Meldungen und Redakteure sind gegenüber passendem Material aufgeschlossen. Mit genügend Vorlaufzeit lassen sich so eigene Texte und Botschaften, Bilder, Fachbeiträge oder Interviews effizient und kostengünstig in Zielmedien veröffentlichen.
Ist erst einmal der Tag der Veröffentlichung bestimmt, kommt eine weitere notwendige Eingrenzung hinzu: Zu welcher Uhr- und Tageszeit sollte die Meldung veröffentlicht werden?
Um den optimalen Zeitpunkt zu finden, sollte ein Blick auf den redaktionellen Tagesablauf geworfen werden: Redaktionen arbeiten gewöhnlich von Montag bis Freitag zwischen 8.30 Uhr und 18.00 Uhr. Zwar sind je nach Aktualität des Mediums auch andere Arbeitszeiten möglich, der Großteil der Redakteure ist jedoch zu üblichen Arbeitszeiten im Dienst. Meist ist zu Beginn des Tages, im Zeitraum zwischen 9.00 Uhr und 11.00 Uhr, eine Redaktionskonferenz geplant, in der Themen und Inhalte von Sendungen, Zeitungen oder Plattformen besprochen werden. Anschließend, zwischen 11.00 Uhr und 14.00 Uhr, wird recherchiert und geplante Inhalte werden vorbereitet. Nach der folgenden Umsetzung der Beiträge, häufig außerhalb der Redaktion, folgt die stressigste Phase im Alltag der Journalisten. Bis zum geplanten Redaktionsschluss müssen Projekte und Inhalte finalisiert werden und zur Abnahme bereitliegen.
Nutzen Sie den frühen Morgen, zwischen 8.00 Uhr und 9.00 Uhr, um Ihre Pressemitteilung oder Nachricht an Redaktionen und Journalisten zu schicken. Damit besteht – je nach aktuellem Inhalt der Meldung – die Möglichkeit des Eingangs in die Redaktionskonferenz, an der alle Entscheider teilnehmen. Ein zweiter vorteilhafter Zeitpunkt schließt sich an: zwischen 9.00 Uhr und 12.00 Uhr. Zu dieser Zeit laufen in den Redaktionen die meisten E-Mails auf, die meist nach der Redaktionskonferenz durchgeschaut werden. Eine Publikation beziehungsweise ein Versand am Nachmittag wird aufgrund der oft fehlenden Zeit der Journalisten als weniger optimal angesehen.
Im Überblick die drei wichtigsten Punkte für gut gewählte Timings in der PR:
- Erstellen Sie einen Redaktions- oder Themenplan abgestimmt auf Medien, Veröffentlichungslisten, Anzeigenplanungen oder Jahrestagen.
- Informieren Sie sich über die Zielmedien und übliche Redaktionsabläufe dieser.
- Nutzen Sie den Vormittag zwischen 8.00 Uhr und 12.00 Uhr zum Versand Ihrer Presseinformation.
Bild/Collage: Pixabay (CC0)/marePublica
